Projeto envolveu redesenhar processos, treinar equipes e implementar a plataforma Workiva para gerenciar dados, elaborar relatórios financeiros e garantir a conformidade regulatória
A Deloitte, organização com o portfólio de serviços profissionais mais diversificado do mercado, conduziu um projeto para a Porto, holding em segmentos de seguros, serviços financeiros, saúde e de assistência, com foco em otimizar a gestão de processos financeiros e fortalecer a transparência e a governança na área contábil. Por meio de uma ação estratégica, reunimos os nossos especialistas para implementar e operar Workiva, uma plataforma líder, pronta para auditoria e impulsionada por IA, que aprimora a agilidade e a colaboração ao unificar processos e integrar dados nas áreas de finanças, operações, riscos e controles.
“A Deloitte nos apoiou desde a estratégia até a operacionalização. Este projeto foi além da implementação da ferramenta; foi a transformação completa de uma atividade. Tudo começou com um mapeamento dos processos que já realizávamos e a recomendação de como melhorá-los e trazê-los para dentro da plataforma Workiva. Após a implementação, o treinamento das equipes também foi essencial”, afirma Daniele Yoshida, superintendente de Contabilidade na Porto.
Realizado em nove meses, o projeto impactou 114 profissionais da Porto, que atuam em áreas como contabilidade, atuarial, jurídico e riscos, adotassem o Workiva. A plataforma concentra diversas funções, como transferência de informações e de conhecimento, padronização de procedimentos, elaboração e compartilhamento de arquivos, gerenciamento de atividades, fluxo de controle e aprovações; permitindo colaboração em tempo real, automação de processos e integração de dados.
Agilidade nas relações com investidores e mercado
Um dos resultados do projeto foi o ganho de agilidade na elaboração das 23 demonstrações financeiras que são produzidas por uma equipe de oito pessoas da Porto. Antes do projeto, a elaboração, aprovação e divulgação dessas demonstrações financeiras era realizada em 35 dias úteis. Agora, tudo isso é feito em 25 dias úteis.
“Somos uma empresa de capital aberto; logo, acelerar a produção das demonstrações financeiras é melhorar a nossa comunicação com o mercado, possibilitar decisões mais rápidas e embasadas. A Porto é referência em governança, e esse projeto contribui para aumentar ainda mais a transparência e a confiança”, ressalta a superintendente de Contabilidade na Porto.
Nesse sentido, o projeto foi a oportunidade de revisitar processos existentes e reestruturá-los. Foi realizado um alinhamento com as áreas envolvidas no fornecimento de informações e utilização das demonstrações financeiras para garantir que a solução fosse implementada de forma estruturada, pensando nas atividades e responsabilidades de cada uma. Foi estabelecido um fluxo estruturado de forma mais estratégica para implementar a solução.
O sucesso do projeto vai além da agilidade na produção de relatórios. Segundo Daniele Yoshida, houve ganhos de qualidade para as demonstrações contábeis e de eficiência para os processos e de integração com outras áreas que fornecem as informações. Além disso, a automação proporcionada pela plataforma Workiva permitiu melhorar o aproveitamento das competências da equipe. “Nosso projeto também coloca a função das pessoas em outro patamar; desonera o time em questões operacionais, para que possa se dedicar a entender melhor os números, analisar e propor soluções”, diz a superintendente de Contabilidade da Porto.
Isabelle Dassier, sócia de Assurance da Deloitte, avalia que o engajamento dos usuários finais, sendo proativos e questionadores, foram decisivos para o sucesso do projeto. “A disposição do time da Porto para rever seus processos e aceitar o desafio de implementar a nova ferramenta foi um diferencial. Eles nos trouxeram desafios e soluções, construindo o projeto em conjunto com a equipe da Deloitte. A aceitação da nova plataforma permitiu uma mudança de cultura e uma curva de aprendizagem eficiente. A capacitação e o suporte também possibilitaram que o time da Porto ampliasse a utilização da Workiva, implementando outros relatórios e documentos”, relata.
“Este é o tipo de projeto que evidencia a estratégia da Deloitte em focar no relacionamento amplo e profundo, sempre buscando trazer as melhores pessoas para que façamos uma entrega que se torne referência não só para dentro da Porto mas também para todo o mercado”, finaliza Rodrigo Tabarez, sócio-líder do setor de Seguros da Deloitte.
