Entenda como estabelecer políticas claras, regras de reembolso e investir em comunicação eficiente proporcionam viagens corporativas bem-sucedidas
O planejamento de viagens corporativas vai além da compra de passagens e reserva de hotéis. Trata-se de um processo estratégico que reduz custos, assegura o bem-estar dos colaboradores e garante operações bem-sucedidas. O retorno das viagens à mesma frequência pré-pandemia, previsto até 2024 pela Global Business Travel Association, exige que os gestores estejam preparados com as melhores práticas e soluções para gerenciar viagens inteligentes.
Um roteiro claro e objetivo consegue aumentar a produtividade dos colaboradores, com foco nas principais atividades e compromissos, evitando desperdício de tempo. Isso significa que eles retornam ao trabalho mais descansados, motivados e prontos para entregar resultados. Já na perspectiva financeira, pesquisar e negociar com antecedência oportuniza encontrar passagens aéreas baratas e tarifas mais vantajosas para hotéis e outros serviços necessários durante a viagem.
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Estabeleça políticas de viagem corporativa:
Diretrizes bem definidas para o processo de solicitação das viagens corporativas, que incluem os níveis de aprovação e os critérios de avaliação, são importantes para assegurar que todos na empresa estejam na mesma página, evitando conflitos. É indispensável incluir pontos como definir as modalidades, viagens nacionais, internacionais ou conferências, por exemplo, e os motivos justificáveis para cada uma delas.
Outro ponto ainda que precisa estar claro nas políticas é o valor do orçamento total e como as verbas serão alocadas entre os departamentos, assim como definir os limites de gastos para diferentes categorias de despesas, como transporte, hospedagem e alimentação.
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Prestação de contas:
A prestação de contas é responsável por gerenciar os custos de forma segura e transparente. Em um momento posterior à realização da viagem, é necessário comprovar todas as despesas durante o período de deslocamento para solicitar o reembolso sem divergências.
Especifique quais despesas são elegíveis para reembolso, com regras claras sobre a documentação obrigatória, prazo para o envio de recibos, métodos de pagamento e tempo de processamento. Inclusive, todos os trâmites relacionados à prestação de contas devem constar nas políticas de viagens corporativas.
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Invista em ferramentas de comunicação:
A comunicação desempenha outro papel essencial na organização de viagens corporativas. Durante esse período, os colaboradores em deslocamento devem conseguir comunicar-se de forma prática com a empresa, principalmente para suporte imediato e solucionar problemas com agilidade.
Esse pilar pode ser aplicado por meio de tecnologias, como aplicativos de mensagens e softwares de videoconferência. Após o retorno da viagem, vale disponibilizar que os membros da equipe tenham a oportunidade de dar feedback e compartilhar a experiência, para manter a política de viagens corporativa atualizada.
