Confira artigo de Rafael Galante e Allan Jorge Mendonça, co-CEOs da Central Brasileira de Documentos (CBRdoc)
A crise que atingiu empresas como a varejista Marisa e a Livraria Cultura e o escândalo das lojas Americanas são alguns dos fantasmas que têm assombrado o mercado corporativo do país neste ano. Os problemas jogam luz para um tema que, cada vez mais, tem ganhado destaque entre executivos: a gestão de risco. O tema é complicado de se discutir, nós sabemos, mas é necessário.
A eficiência da empresa depende de uma gestão de risco eficiente. E só é possível atingir um nível de excelência, identificando quais são esses riscos e implementando as medidas corretas para evitá-los ou curá-los. Ao estabelecer esses parâmetros, a empresa potencializa a lucratividade, otimiza o uso de recursos e evita perdas financeiras.
Para chegar a esse ponto, é imprescindível mapear processos e prioridades do negócio. Assim, será possível visualizar quais pontos exigem mais atenção e dividi-los em áreas de interesse. Feito isso, e como em qualquer planejamento, é importante estabelecer objetivos e prazos.
É preciso ter em mente que existem diferentes tipos de riscos. Há o risco econômico, relacionado à gestão dos recursos e à saúde financeira. O risco operacional, que reúne situações que podem afetar a capacidade da empresa de operacionalizar atividades. Já o risco legal envolve questões como obrigações relacionadas aos documentos ou ao cumprimento da proteção de dados, entre outras questões regulatórias.
Após esse diagnóstico, é hora de categorizar. Só é possível fazê-lo após identificar e priorizar questões mais relevantes ou de maior impacto. A ferramenta disponível é a Matriz GUT. Ela serve para determinar a gravidade e a iminência de algo acontecer. Para montá-la é preciso analisar os riscos sob três critérios principais: Gravidade, Urgência e Tendência. Com notas de 1 a 5 para cada uma delas, sendo 5 dado ao caso mais grave, urgente ou provável, é importante somar as notas e os maiores resultados devem receber prioridade.
Hora de agir
Identificados os riscos e a prioridade de cada um deles, é hora do planejamento seguir para o próximo passo. Aqui, é importante estabelecer quais medidas devem ser adotadas e quais pontos considerados na tomada de decisão. É fundamental definir responsáveis, tanto os setores, quanto os profissionais.
Se o problema da empresa é a gestão de documentos físicos que ocorre de forma ineficiente, por exemplo, não adianta implementar processos visando à eficiência, mas que mantenham o uso físico de informações. Em vez disso, o tratamento passa por uma adoção da gestão eletrônica de documentos. Somente dessa forma será possível centralizar informações, aumentar a segurança e ter eficiência.
Feito isso, o processo final é o de monitorar as etapas, a eficiência das ações planejadas e, se necessários, fazer pequenos ajustes. Não dá para garantir que os casos citados acima seriam evitados com a gestão de risco, mas os sinais e alertas seriam mais evidentes. A gestão desses casos é um ciclo constante e importante, que garante a saúde da empresa e, com o tempo, se torna parte da cultura que a move.
