Frota própria pode aumentar o controle e a qualidade das operações, desde que bem planejada.
Com um mercado estimado em US$ 24,48 bilhões em 2024, o setor de soluções para gestão de frotas registra expansão. Segundo estimativa da consultoria Mordor Intelligence, o setor deve crescer a uma taxa composta anual (CAGR) de 16,42% até 2029, alcançando um volume superior a US$ 52 bilhões.
A decisão de adquirir uma frota própria é associada ao desejo de centralizar a logística e aumentar o controle sobre os processos de entrega e atendimento. Para empresas que precisam garantir agilidade e confiabilidade no transporte de produtos ou na prestação de serviços, esse modelo pode representar uma melhoria na qualidade da entrega.
O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) destaca que, à primeira vista, gerenciar uma frota de veículos pode ser complicado, principalmente ao lidar com um grande número de veículos. É necessário prever custos de manutenção, organizar a equipe responsável pela operação e adotar ferramentas adequadas para o acompanhamento da frota.
No entanto, especialistas indicam que, com uma estrutura correta e boas práticas de gestão, é possível montar e administrar uma frota com mais segurança.
Defina o melhor tipo de veículo
Antes de qualquer aquisição, é preciso entender quais veículos atendem melhor às necessidades da empresa. Motos e carros podem ser mais vantajosos para quem presta serviços de manutenção, enquanto caminhões ou vans de carga são mais indicados para transporte de mercadorias.
A plataforma de inteligência para gestão de frotas, Cobli, orienta que, além da função do veículo, é preciso considerar o volume transportado, as rotas percorridas e a infraestrutura das regiões atendidas. Também é importante planejar uma margem de veículos reservas, que podem ser utilizados em casos de manutenção ou imprevistos.
Nessa etapa de organização, também é aconselhável considerar como será viabilizada a aquisição da frota. Entre as opções estão financiar veículos, fazer um contrato de leasing ou assinatura mensal, a depender da estratégia e do orçamento da empresa.
Tenha um bom sistema de gestão
Uma vez definida a frota, é preciso manter o controle sobre os veículos. O cofundador da Contele e especialista em gestão de frotas, Júlio César, destaca em seu canal no YouTube que uma boa prática é montar um “mapa da frota”, estruturado em planilhas com informações detalhadas sobre cada veículo e motorista.
Na aba de veículos, devem constar dados como nome, tipo, marca, modelo, ano de fabricação, número do Renavam, vencimento do seguro e do licenciamento, entre outras informações relevantes para a operação. Já a aba de motoristas inclui nome completo, apelido, matrícula, CNH, número de pontos na carteira, vencimentos da habilitação e de exames.
Segundo ele, essa centralização das informações facilita o acesso, aumenta a produtividade e permite que o gestor conheça melhor cada pessoa envolvida nas operações.
Em informações compartilhadas na revista da Associação Internacional de Administradores de Frotas e de Mobilidade (Aiafa), o engenheiro mecânico e diretor de operações da Prosegur, Marcello Nardi Neiva Machado, também destaca que um bom sistema de gestão permite controlar a vida útil das peças, a disponibilidade por veículo, o consumo de combustível, o custo por quilômetro rodado e a utilização de pneus.
Além disso, possibilita o acompanhamento detalhado de intervenções corretivas e preventivas, incluindo a procedência das peças substituídas, fator que contribui para a confiabilidade dos processos e redução de desperdícios.
Elabore uma política de frota
Segundo Júlio César, outra importante atitude na gestão de frotas, subestimada por muitas empresas, é elaborar um documento chamado “política de frota”. Com apoio do setor jurídico e dos recursos humanos (RH), nela são definidos quais são os deveres da organização e do condutor.
A política precisa ser clara e detalhada, constando se o veículo pode ser usado para fins particulares; se há exigência de devolução com o tanque cheio, limpo e organizado; se existe horário específico para entrega; qual é a velocidade máxima permitida; e quais tipos de combustível são autorizados.
Outro ponto importante é a autorização expressa para desconto em folha de pagamento, em casos de infrações de trânsito. Esse tipo de cláusula evita conflitos futuros e dá respaldo à empresa em situações de mau uso.
Todos os condutores precisam assinar o documento, garantindo a transparência no relacionamento entre empresa e colaboradores, além de documentar todas as definições que servirão de base para a gestão da frota.
Faça manutenções regulares
Manter os veículos em bom estado não é apenas uma questão de segurança, mas também de economia. A Cobli recomenda implementar um plano de manutenção preditiva, com inspeções programadas e atenção especial aos veículos que demandam mais cuidados.
Ao identificar falhas com antecedência, a empresa evita paradas não planejadas e reduz os custos com reparos corretivos, que tendem a ser mais caros e impactam diretamente o fluxo logístico.
Adote estratégias seguras para economizar
Manter a saúde financeira da frota é um dos principais aspectos de uma boa gestão. Segundo a Localiza Gestão de Frotas, o controle financeiro tem como um dos principais objetivos garantir economia na rotina de transportes. Pensando nisso, o gestor precisa adotar soluções que garantam a redução de custos sem comprometer a segurança.
Um dos primeiros passos, segundo a empresa, é eliminar excessos e identificar oportunidades de melhoria. Além disso, abastecer em postos confiáveis é uma forma de garantir a segurança e o custo-benefício.
O gestor também pode planejar rotas alternativas para reduzir o tempo das viagens e gerenciar a quilometragem para evitar excessos no consumo de combustível. Observar o comportamento dos condutores ajuda a identificar se há hábitos que elevam os custos.
Distribuir o peso da carga que será transportada no veículo é uma prática que impede esforços extras no motor e na suspensão, o que evita custos adicionais, conforme a empresa.
Outra dica para economizar nas despesas é investir em cartões corporativos, especialmente os que oferecem programas de fidelidade. Com benefícios como pontos que viram cashback, é possível transformar parte dos gastos recorrentes em retorno financeiro.
Visite os pontos de operação com frequência
Em empresas com operação pulverizada, a logística pode ser ainda mais desafiadora. De acordo com Machado, é necessário visitar rotineiramente os pontos de operação para assegurar o cumprimento dos padrões estabelecidos.
“Práticas locais podem poluir o modelo e, se não forem bem avaliadas, podem reduzir a eficiência e disponibilidade da frota, aumentando custos e diminuindo a vida útil dos caminhões”, acrescenta.
Conte com profissionais capacitados e atualizados
Gerenciar uma frota requer conhecimento técnico, conforme defende Machado. Ele explica que a gestão de frota no Brasil exige profissionais de alta capacidade, que saibam avaliar oficinas, definir políticas de renovação, realizar a troca de peças, testar novas tecnologias e garantir melhorias constantes.
Pensando nisso, é importante investir na capacitação da equipe a partir de treinamentos, workshops e programas de atualização, que contribuem para o uso mais estratégico de ferramentas e tecnologias disponíveis no mercado.
César também destaca que estudar gestão de frotas deve ser parte da rotina do gestor. É preciso consumir conteúdos, participar de grupos, ler blogs e entrevistas. “Quanto mais você estudar, melhor você vai se aperfeiçoar”, afirma.
