Com o encerramento de 2025 e o início de um novo ciclo fiscal, janeiro se torna o mês mais estratégico para quem deseja evitar erros na declaração do Imposto de Renda. Segundo estatísticas anuais da Receita Federal, inconsistências documentais continuam entre as principais causas de retenção em malha fina, afetando milhares de contribuintes todos os anos. Informes bancários, comprovantes de despesas e dados enviados automaticamente por instituições financeiras são cruzados em alta escala, o que torna a organização antecipada fundamental para reduzir riscos.
Relatórios recentes da Receita Federal mostram que a organização documental é um dos fatores que mais influenciam o risco de retenção. No processamento do Imposto de Renda de 2025, 3,97 milhões de declarações foram inicialmente retidas na malha fiscal, equivalente a 8,7% do total enviado. Segundo o órgão, os principais motivos foram divergências em despesas médicas (32,6%), omissão de rendimentos (30,8%) e inconsistências no Imposto de Renda Retido na Fonte (15,1%). Esses dados evidenciam que grande parte dos problemas decorre de informações incompatíveis entre o que o contribuinte declara e o que é informado por terceiros. Por isso, janeiro se torna o mês ideal para estruturar a base documental que evitará discrepâncias ao longo de 2026.
Adriano Murta, advogado tributarista e especialista em direito tributário e investimentos internacionais, orienta que o contribuinte trate janeiro como o mês de preparação estrutural. “O início de ciclo é decisivo para a consistência da declaração. Quando o contribuinte organiza tudo desde o primeiro mês, ele reduz riscos, evita retrabalho e transforma o processo de declaração em algo muito mais simples. É um investimento de tempo que gera segurança o ano inteiro”, afirma.
Passo a passo para uma organização fiscal segura
O primeiro passo é centralizar e guardar todos os informes financeiros, como extratos bancários, comprovantes de rendimento, relatórios de investimentos e documentos enviados por corretoras brasileiras. Esses itens fazem parte do Guia do Imposto de Renda da Receita Federal e são essenciais para comprovar rendimentos e saldos ao longo do ano. Outro aspecto importante é manter recibos de saúde e educação sempre atualizados. Clínicas, hospitais, profissionais autônomos e instituições de ensino enviam suas informações diretamente para a Receita, e qualquer divergência entre o que consta nos sistemas e o que o contribuinte declara pode gerar retenção automática.
Para quem possui investimentos no exterior, é indispensável organizar extratos de corretoras estrangeiras, comprovantes de remessas internacionais e documentos societários de estruturas como Limited Liability Company (LLCs) ou trusts. “O Banco Central exige rastreabilidade para a Declaração de Capitais Brasileiros no Exterior (CBE), enquanto o Internal Revenue Service (IRS), nos Estados Unidos, demanda documentação completa de estrangeiros. Quem investe fora precisa de controle ainda maior, porque Brasil e Estados Unidos cruzam dados em momentos diferentes e com regras distintas”, comenta Murta.
Muitos contribuintes também deixam de reunir informes de renda variável, recibos digitais e contratos eletrônicos, documentos que se tornaram cada vez mais comuns com a expansão das plataformas financeiras. Embora esses itens não apareçam como categoria isolada nas estatísticas oficiais, a Receita Federal confirma que boa parte das retenções em malha ocorre por divergências entre o que o contribuinte informa e os dados enviados automaticamente por terceiros, como instituições financeiras, corretoras, fundos de investimento e prestadores de serviços. No processamento do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) 2025, mais de 1,29 milhão de declarações permaneceram retidas após a fase de autorregularização, e uma parcela significativa desses casos está ligada justamente a inconsistências geradas pelo cruzamento eletrônico de informações.
Comparar mês a mês os documentos pessoais com aqueles que serão enviados automaticamente ao Fisco por instituições financeiras, escolas e clínicas é uma das práticas mais eficazes para evitar problemas futuros. Segundo Adriano Murta, essa checagem antecipada é decisiva para reduzir riscos. “Quando o contribuinte confere seus comprovantes ao longo do ano, ele identifica divergências antes que elas apareçam para a Receita. Isso evita surpresas na entrega da declaração e reduz drasticamente o risco de cair na malha fina. É muito mais eficiente corrigir um erro agora do que justificar depois”, explica o especialista.
Digitalizar documentos também melhora todo o processo. A Receita Federal aceita arquivos digitalizados, desde que íntegros e legíveis. A organização digital reduz o risco de extravio, facilita o compartilhamento com o contador e cria um histórico atualizado ao longo do ano. “Quando o contribuinte centraliza recibos, notas e informes em um único ambiente digital, tudo fica mais rápido e seguro. Evita perda de comprovantes, reduz retrabalho e dá mais precisão ao cruzamento de dados. Essa organização prévia faz diferença direta no resultado final da declaração”, conclui Adriano Murta.
