Sua equipe pode estar desperdiçando horas estratégicas
A máxima tempo é dinheiro não é repetida à exaustão sem motivo: isso porque o tempo gasto em uma atividade ou tarefa improdutiva geralmente poderia ser utilizado de maneira mais eficaz para gerar renda ou alcançar objetivos da empresa.
Para se ter uma ideia, com uma ferramenta certa, é possível economizar o equivalente a 240 dias por ano em horas dedicadas ao processo de reembolso de despesas em viagens e 160 dias na conciliação de fatura.
Se você se pergunta quais tarefas bobas estão consumindo tempo do seu time e gastando recursos importantes, confira abaixo algumas que são muito comuns e algumas dicas de como reverter isso para poder focar no que importa.
1. Conciliação de faturas: A conciliação do caixa envolve a verificação detalhada de todas as faturas recebidas ou emitidas, para checar se elas condizem com as movimentações que o extrato bancário apresenta. Isso consome tempo devido à necessidade de revisar inúmeras transações, lidar com erros, negociar com fornecedores e registrar informações. Além disso, muitas empresas ainda usam processos manuais ou sistemas desatualizados, o que torna o processo mais demorado. No entanto, como mencionado acima, já é possível automatizar boa parte desse processo com o apoio da tecnologia.
2. Reuniões improdutivas: Reuniões sem foco, objetivos claros ou pautas bem definidas são um verdadeiro desperdício de tempo. As empresas muitas vezes realizam reuniões desnecessárias, longas demais ou com participantes que não têm um papel relevante. Isso não apenas consome tempo, mas também afeta a produtividade geral. Para evitar que isso aconteça, há várias possibilidades: realizar reuniões em pé, para garantir que sejam rápidas e objetivas, ou bloquear espaços na agenda de todo o time, para propor uma reflexão sobre o uso do tempo de maneira mais intencional são alguns exemplos. É importante, também, evitar reuniões de mais de uma hora e respeitar sempre o tempo que foi previsto para a sua duração.
3. Reembolso de despesas: Gerenciar os reembolsos de despesas dos funcionários pode ser demorado, especialmente em empresas que exigem comprovantes detalhados. A coleta, verificação e aprovação de despesas pode levar tempo, e os funcionários muitas vezes precisam esperar pela compensação. Isso pode ser muito desgastante e frustrante para o colaborador, que precisa, em muitos casos, usar o próprio limite de crédito do seu cartão pessoal para financiar atividades da empresa, o que compromete seu planejamento financeiro. Muitas empresas ainda realizam esse processo manualmente. Com a Clara esse processo é simplificado, já que assim que usa o cartão corporativo da marca, o colaborador já pode anexar a nota fiscal no aplicativo e, automaticamente, o aplicativo já classificará a despesa. Tudo fica disponível para consulta do financeiro em questão de segundos.
4. Impressoras: Problemas com impressoras, como falhas de papel, erros de impressão e falta de tinta, podem consumir tempo valioso dos funcionários. Além disso, a necessidade de imprimir documentos em um mundo cada vez mais digital é, por si só, uma tarefa que poderia ser mais eficiente com a adoção de tecnologias modernas. Para mudar o hábito, que tal a realização de uma campanha de conscientização a respeito do impacto da impressão de mais papeis no meio-ambiente?
5. Recepção: A gestão da recepção de visitantes e a comunicação com a equipe de segurança ou administrativa podem ser trabalhosas. Muitas vezes, a papelada e a coordenação necessárias para receber visitantes ou lidar com entregas podem ser ineficientes e consumir tempo dos funcionários. Para contornar essa situação, hoje em dia já há aplicativos que permitem que visitantes façam o registro antes mesmo de chegar e que avisem de forma simplificada quando chegam ao local.
6. Folha de pagamento: O processamento da folha de pagamento envolve cálculos precisos, considerando salários, impostos, benefícios e deduções. Qualquer erro pode resultar em problemas legais e insatisfação dos funcionários. Portanto, muitas empresas investem tempo significativo para garantir que a folha de pagamento seja executada com precisão. Além de existir a opção de terceirização dessa tarefa, hoje em dia há fintechs especializadas em oferecer soluções que simplificam essa experiência.
7. Trabalho presencial – O tempo de deslocamento nas grandes cidades é um dos grandes consumidores de tempo, principalmente se considerarmos que muitos dos colaboradores que vão até o escritório passam boa parte da jornada do trabalho em videoconferências, poderiam ser realizadas de qualquer lugar – inclusive de casa. Para evitar que o time seja drenado por horas no trânsito e no transporte público, o trabalho remoto aliado a uma gestão eficiente, pautada por uma comunicação assíncrona de excelência é uma alternativa importante para um melhor uso do tempo e aumento da felicidade do time.
