Confira artigo de Renan Rabelo, sócio e diretor do Núcleo de Gestão Financeira da BM Finance Group
Após uma enxurrada de desinformações sobre falsas taxações do PIX e a queda histórica na utilização da modalidade, a Receita Federal revogou a instrução normativa RFB nº 2219/2024 que estabelecia regras para monitorar operações desse modelo e aquelas feitas com uso de cartão de crédito.
Entretanto, o avanço e o recuo dessas exigências, combinados com o grande volume de dúvidas da população brasileira sobre saúde fiscal, acendem um alerta sobre cuidados que devem ser tomados de forma permanente na gestão tributária.
A transparência e a cautela com controle da documentação financeira são medidas inadiáveis para evitar problemas com o Fisco, principalmente para pequenas empresas, profissionais liberais e escritórios de advocacia.
Mesmo que, por ora, os bancos não precisem mais informar à Receita Federal dados sobre movimentações financeiras via PIX e cartão de crédito superiores a R$ 15 mil para a empresa e R$ 5 mil para pessoas, esse monitoramento já ocorria e continuará a ser feito no caso de TEDs, para DOCs, para SACs. Então, é importante que você mantenha o controle financeiro da sua empresa, guarde as notas fiscais emitidas de todos os honorários e os documentos fiscais recebidos de todos os fornecedores.
A organização financeira é sempre um fator decisivo para o sucesso de um negócio Existem estratégias que livram empresários do sufoco caso a receita peça esclarecimento sobre suas operações e, principalmente, de problemas com a temida malha fina.
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Manter a emissão e recebimento de notas fiscais em dia
A emissão de notas fiscais é uma exigência legal para escritórios de advocacia e empresas de qualquer segmento. Cada serviço prestado ou recebido deve ser acompanhado de um documento fiscal correspondente para evitar questionamentos da Receita Federal sobre valores movimentados sem comprovação.
Entre erros comuns de advogados, profissionais liberais e pequenos empresários estão práticas como receber honorários ou pagamentos sem emitir nota fiscal, declarar valores menores do que os efetivamente recebidos ou não registrar reembolsos corretamente.
Um equívoco administrativo simples traz riscos de autuações fiscais e multas elevadas. Por isso, o treinamento dos colaboradores para seguir boas práticas contábeis é essencial. Outras possibilidades são o uso de tecnologias que agilizem processos e a terceirização da gestão financeira de negócios.
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Separe sempre as contas pessoais das empresariais
Misturar contas bancárias de pessoa física (PF) e pessoa jurídica (PJ) é uma falha grave capaz de resultar em problemas com a Receita Federal e prejudicar a organização financeira da empresa.
Quando despesas pessoais e profissionais estão no mesmo extrato bancário, é mais complexo justificar movimentações financeiras. Além de manter contas bancárias separadas, registre todas as retiradas de pró-labore corretamente e evite usar recursos da empresa para despesas pessoais, como aluguel, compras pessoais e viagens particulares.
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Cuidado com o regime tributário
A escolha errada do regime tributário pode resultar no pagamento excessivo ou insuficiente de impostos. Escritórios de advocacia e empresas podem optar entre:
- Simples Nacional (para faturamento até R$ 4,8 milhões/ano, com alíquota reduzida, mas com algumas restrições).
- Lucro Presumido (tributação sobre uma margem fixa de lucro, ideal para escritórios de médio porte).
- Lucro Real (obrigatório para faturamentos altos. Nele, calcula-se os impostos sobre o lucro efetivo, o que pode ser vantajoso para empresas com margens reduzidas).
As receitas de um negócio mudam com frequência e é até salutar que elas se expandam, por isso, reveja o regime tributário anualmente para garantir que a sua empresa pague sempre os tributos da forma mais eficiente e correta o possível.
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Fez uma movimentação financeira? Registre!
A falta de documentação sobre transações financeiras é um dos principais motivos para empresas caírem na malha fina. O Fisco cruza dados bancários, fiscais e contábeis para identificar inconsistências. Ainda assim, por inexperiência ou desconhecimento, empreendedores fazem movimentação de altos valores sem justificativa, não emitem de recibos para pagamentos recebidos ou negligenciam os contratos para serviços prestados.
Há quem também separe um pagamento grande em várias transações menores para fugir do monitoramento da Receita Federa, recorra a contas de terceiros para movimentar dinheiro, ou fazer depósitos frequentes sem justificativa fiscal. Todas essas posturas podem gerar prejuízos, sanções e perdas para a reputação do seu negócio. Sempre é melhor planejar as operações financeiras de forma estruturada e armazenar todos os documentos que comprovem a origem e o destino dos recursos movimentados.
Além disso, mantenha um controle rigoroso de todos os recebimentos e pagamentos, guardando notas fiscais, contratos, comprovantes de depósitos e transferências bancárias.
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Atenção com os prazos para as obrigações fiscais
O descumprimento dos prazos de entrega de declarações e pagamento de tributos pode gerar multas, juros e até sanções legais. Muitas empresas têm sua saúde financeira e fiscal ameaçada pelo atraso no pagamento do Simples Nacional, omissão de declarações obrigatórias (DCTF, ECF, DIRF) ou erros no preenchimento da declaração do Imposto de Renda da empresa. Uma solução é criar um calendário fiscal, contar com especialistas em contabilidade ou gestão tributária e utilize ferramentas de automação para agendar pagamentos e declarações, assim você não precisa se preocupar com esquecimentos.
Se você tomar esses cuidados e mantiver tudo em ordem com seu controle fiscal, seu negócio terá sempre um crescimento sustentável, sem dores de cabeça com o Fisco e livre de sanções administrativas ou até judiciais. Aproveite o começo de ano para revisitar todas as suas estratégias e diagnosticar qual o grau de risco nas finanças de sua empresa ou escritório de advocacia.
