Entender os processos dentro de uma organização permite que o fluxo de trabalho seja mais fluído e organizado
A pandemia de Covid-19 deixou muitos desafios para os líderes de empresas em todo o mundo. A consolidação do modelo de trabalho híbrido passou a exigir mais preparo, atenção e organização nos processos de trabalho. Com isso, fica cada vez mais evidente a busca necessária pela otimização dos processos de trabalho.
De acordo com levantamento realizado pelo Google Workspace, em parceria com a consultoria IDC Brasil, em 2022, 56% das organizações brasileiras passaram a atuar com o formato de trabalho híbrido, havendo um aumento de 12% em relação ao ano de 2021 (44%). O estudo ainda indica que 85% dos profissionais já estão neste formato de trabalho definitivo, quando comparado ao ano anterior, em que apenas 43% informaram já estar atuando neste modelo.
Com a adoção de métodos e recursos adequados, como mapeamento do fluxo de trabalho ou workflow, em inglês, é possível obter processos otimizados e eficientes. Segundo Bruna Amaral Castro, Business Product Manager da Zeev, empresa que desenvolve e fornece softwares com tecnologia low-code, mapear o seu fluxo de trabalho, muitas vezes, pode parecer confuso e difícil de ser colocado em prática. No entanto, a prática pode ser implementada rapidamente em diversas áreas, desde as atividades da rotina administrativa até aquelas relacionadas ao pós-venda. “Ao mapear o workflow, é possível visualizar de forma clara pontos dos processos que podem ser ineficientes ou que requerem aprimoramentos, como burocracia excessiva, duplicidade de informação, tempo longo de execução das tarefas, falta de padrão e erros de execução. Desse modo, entendemos qual caminho é percorrido no processo, que informações são necessárias, que atividades devem ser executadas desde o momento em que uma solicitação é feita até a sua conclusão”, explica.
Entendendo melhor o workflow, é possível melhorar a eficiência desses processos, reduzir o prazo de entregas importantes, eliminar informações duplicadas, padronizar os processos, entre outras melhorias. Para ajudar nessa jornada, os especialistas em gestão de processos de negócio da Zeev prepararam um checklist para a solução de quatro problemas recorrentes que toda organização precisa eliminar. Os materiais da Zeev já foram utilizados por mais de 26 mil pessoas para melhorar o tempo das operações e tornar a rotina de trabalho mais eficiente, melhorando os fluxos de trabalho realizados.
1. Reduzir a burocracia excessiva
Apesar de a era digital e tecnológica facilitar os fluxos de trabalho, ainda é muito comum encontrar processos burocráticos dentro de organizações – o que pode ser facilmente modificado. Neste caso, o mais indicado é reavaliar os processos para eliminar toda a burocracia que pode ser considerada excessiva, como a análise da verificação de documentos. Um exemplo, é o uso de assinaturas eletrônicas que permite enxugar processos, deixando eles muito mais simples e rápidos, eliminando a necessidade de passar por diversos setores. Assim, os documentos digitais chegam aos seus destinos com muito mais facilidade, o que diminui o tempo gasto em entrega. Além disso, a assinatura eletrônica permite realizar a operação de qualquer lugar.
2. Eliminar a duplicidade de informações
Um problema muito comum dentro das organizações é a gestão dos documentos, que, em muitos casos, encontra-se um acúmulo de informação duplicadas ou erradas. Para eliminar esse problema, é possível começar por excluir arquivos e documentos duplicados, para não gerar confusão e não correr o risco de que essas informações não sejam perdidas, e passar a centralizar as informações em um só lugar. Eliminar tarefas semelhantes e desnecessárias também ajuda e evita repetição em diferentes partes do processo, o que reflete diretamente na otimização de tempo, já que processos complexos não são dinâmicos para o mercado atual.
3. Reduzir o tempo de processos core da organização
Reduzir tempo de processos significa reduzir custos e produzir mais. Para entender se o tempo gasto em processos de trabalho são muito longos, é necessário avaliar tarefas recorrentes que poderiam ser executadas em paralelo com as atuais, além de eliminar atividades que não são fundamentais para o processo. O mais indicado é fazer uma avaliação sobre o motivo de alguma tarefa ser realizada e caso ela não seja importante para a organização ou cliente, eliminar visando encurtar o processo. Além disso, é preciso analisar qual parte do processo limita a produção, ou fica muito tempo em espera, para buscar por alternativas que possam melhorar o andamento da etapa em questão.
4. Padronizar processos
É comum que atividades sejam delegadas a colaboradores sem a clareza de como realmente funciona o processo e, até mesmo, para quem passar depois de finalizado. Ao padronizar processos elaborando instruções e manuais de procedimentos internos, explicando a maneira de executar tarefas e deixando-as padronizadas, a empresa reduz problemas relacionados à gestão do trabalho no dia a dia e, consequentemente, dos processos, o que facilita a rotina. Por isso, divulgar material interno e sempre treinar a equipe, mantendo um alinhamento e comunicação interna, também são soluções que podem ajudar.
Esses são pontos importantes a serem analisados e corrigidos para deixar os fluxos de trabalho mais padronizados e organizados, fazendo com que a equipe ganhe tempo e eficiência e, consequentemente, a empresa gere mais lucro, já que com tempo otimizado será possível suprir mais demandas.
